Офис-менеджер

Обязанности:

• Оформление, подписание, согласование документов, ознакомление сотрудников (приказы, распоряжения, письма, заявки, договоры, доверенности и пр.);
• Получение почты курьером, разбор, регистрация, распределение между сотрудниками/все штрафы ПФР, ФСС, ИФНС согласование с бизнес-ассистентом руководителя;
• Организация отправки почты курьером, регистрация, оформление почтовых отправлений;
• Работа в электронной почте: прием, регистрация, распределение входящей корреспонденции исполнителям, для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• Ведение электронного журнала регистрации документов и хранения документации;
• Составление и ведение реестров договоров, доверенностей, приказов, почтовых отправлений, контрагентов;
• Составление и согласование документов (регламенты работы отделов, положения и т.д.), определяемых деятельность организации;
• Корректировка шаблонов внутренних документов, договоров и приложений к ним;
• Введение в работу новых сотрудников (мобильная связь, обеспечение канцтоварами, техникой и иные организационные вопросы)/составление актов приема-передачи под роспись);
• Работа с операторами связи (Мегафон, МТС):заказ sim-карт, модемов, оптимизация расходов и выбор соответствующего расходам тарифа/подключение дополнительных опций, роуминга и т.д.;
• Выполнение служебных поручений бизнес-ассистента руководителя;
• Организация приема посетителей;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ канцтоваров, воды, продуктов, расходных материалов, заправка картриджей;
• Организация корпоративных мероприятий/поздравление сотрудников и партнеров с праздниками;
• Заказ брендированной рекламной продукции (визитки, блокноты, ручки, пакеты, ежедневники и т.д.);
• Полная организация и сопровождение участия в выставках камнеобработчиков;
• КДП (трудовые договоры, должностные инструкции, Положения, воинский учет, командировки).

Требования:

• Знание делопроизводства и КДП
• Коммуникабельность
• Мобильность
• Ответственность

Условия:

• Режим работы с понедельника по пятницу с 09:00 до 17:15
• Испытательный срок 3 месяца
• Работа в офисе по адресу: г. Петрозаводск, ул. Титова 11